Thông tin phòng khám (Billing Provider)Chưa lưu
Điền sẵn từ NPPES NPI Registry. Ô vàng là dữ liệu chưa có — app vẫn chạy nhưng sẽ chặn xuất file cho tới khi điền đủ.
Submitter ID: Companion Guide của Office Ally ghi "Submitter ID of your choosing. Tax ID is most common" — tức là tự chọn, thông thường dùng chính EIN.
Bảng ánh xạ PayerChưa lưu
Phần quan trọng nhất. Practice Fusion và ThoroughCare chỉ ghi tên hãng bảo hiểm; Payer ID phải tra thủ công trong Office Ally Service Center → Resources → Payer List. App không bao giờ đoán Payer ID.
Tên trong file nguồn phải khớp toàn bộ chuỗi (không phân biệt hoa/thường và khoảng trắng thừa). Claim Filing Indicator: MB chỉ dùng khi payer chính là Original Medicare; MA là Medicare Part A, không phải Medicare Advantage. Medicare Advantage (SCAN, UHC, Alignment…) → 16 hoặc HM. Bảo hiểm bổ sung (Medigap/Supplement) như AARP là hãng thương mại → CI, và đánh dấu "Thứ cấp".
Rendering Provider — bác sĩ thực hiện dịch vụ (2310B)Chưa lưu
NPI nhóm là NPI tổ chức (loại 2). Medicare và hầu hết payer yêu cầu claim của nhóm phải kèm NPI cá nhân (loại 1) của bác sĩ thực hiện ở loop 2310B, nếu không claim bị từ chối. File nguồn chỉ có tên bác sĩ, không có NPI — bảng này ánh xạ tên → NPI. Tra NPI cá nhân tại NPPES NPI Registry.
"Tên trong file nguồn" ghi đúng như cột Provider của ThoroughCare (định dạng "Họ, Tên") hoặc dòng "Rendering provider:" trên superbill.
Bảng ánh xạ Place of ServiceChưa lưu
File nguồn ghi "49 - Independent Clinic" → app lấy luôn số 49. Chỉ ghi chữ "Office" → tra bảng này (khớp toàn bộ chuỗi).
Bảng giá theo mã CPT/HCPCSChưa lưu
Bắt buộc phải có vì CSV ThoroughCare không có cột số tiền. Lấy từ Practice Fusion → Settings → Billing → billing charges and templates. Gợi ý điền trước: 99490 (CCM), 99213, 99214.
Số kiểm soát (ISA13 / GS06)
Tăng dần mỗi lần tạo file, không bao giờ lặp lại. Office Ally từ chối file có số kiểm soát trùng với file đã nhận.
Số sẽ dùng cho file tiếp theo: Giá trị lưu trong trình duyệt bị hỏng — hãy đặt lại số lớn hơn số đã dùng gần nhất.
Nhật ký claim đã xuất
Dùng để chặn xuất trùng một claim. Chỉ lưu mã claim (TC Claim / Bill ID), thời điểm, tên file và số kiểm soát — không lưu tên, ngày sinh hay số thẻ. Nếu một file bị Office Ally từ chối và cần xuất lại, xoá đúng các dòng của file đó.
Sao lưu toàn bộ cấu hình
Cấu hình, số kiểm soát và nhật ký chỉ nằm trong trình duyệt này. Xoá dữ liệu duyệt web, đổi trình duyệt hoặc cài lại máy sẽ làm mất hết — số kiểm soát quay về 1 và app không còn nhận ra claim đã xuất. Hãy sao lưu định kỳ. File sao lưu không chứa dữ liệu bệnh nhân.
Danh sách claim ThoroughCare (CSV)
Kéo thả file .csv vào đây hoặc bấm để chọn. Mỗi dòng dữ liệu là một claim.
Superbill Practice Fusion (PDF)
Kéo thả một hoặc nhiều file .pdf vào đây hoặc bấm để chọn. Mỗi file là một claim. Không dùng OCR, không dùng AI.
File đã đọc trong phiên này
Dữ liệu bệnh nhân chỉ nằm trong bộ nhớ của tab này và mất khi đóng tab hoặc bấm "Xoá dữ liệu phiên".
Claim sẽ đưa vào file
Chỉ claim không còn lỗi chặn và được tick "Đưa vào file" ở bước 3 mới xuất được. Mỗi claim là một transaction set (ST…SE) trong cùng một file.
Cảnh báo cần xác nhận
Tạo file
OATEST trong tên chỉ do Office Ally xử lý, báo cáo trả về sẽ ghi đây là file test và claim không chuyển tới payer; file không có từ khoá này sẽ chạy production dù nội dung là gì (ISA15 luôn là P). Việc test chỉ dành cho tài khoản nộp file từ phần mềm bên thứ ba — hãy xác nhận với Office Ally rằng tài khoản của phòng khám đã bật test trước khi upload lần đầu, và kiểm tra lại tên file ngay trước khi upload.